Tu empresa no necesita más reglas, necesita procesos claros

En muchas PyMEs, el caos operativo lleva a una solución instintiva: crear más reglas. Cada error se convierte en una nueva norma. Cada problema, en una nueva advertencia. Pero este enfoque, aunque bien intencionado, es insostenible. Como dijo el filósofo Alfred North Whitehead: "La civilización progresa al multiplicar las operaciones importantes que podemos realizar sin pensar en ellas". En el mundo empresarial, eso significa tener procesos, no solo reglas.

¿Cuál es la diferencia?

Una regla dice qué hacer o no hacer. Un proceso explica cómo se hace. Las reglas son reactivas; los procesos son preventivos. Donde hay reglas sueltas, hay confusión; donde hay procesos claros, hay autonomía.

Por ejemplo:

• Regla: "Está prohibido entregar tarde los reportes."
• Proceso: "Los reportes deben entregarse los viernes a las 3 p.m., después de validarlos con el supervisor y subirlos al sistema X."

Lo segundo elimina dudas. Lo primero solo genera temor a equivocarse.

¿Por qué los procesos son más poderosos?

1. Disminuyen la dependencia del jefe.
   Cuando todos saben qué hacer y cómo hacerlo, la empresa no se paraliza si el líder no está presente.
2. Aumentan la calidad del servicio.
   Con procesos claros, se replican buenas prácticas, se reduce la variabilidad y se mejora la experiencia del cliente.
3. Facilitan la capacitación.
   Enseñar a alguien es más fácil cuando hay un paso a paso documentado.
4. Reducen el desgaste interno.
   Menos conflictos, menos reproches, menos “es que yo pensé que…”.

La trampa de las reglas excesivas

Un exceso de reglas genera lo que el psicólogo Barry Schwartz llama "la paradoja de la elección institucional": ante tantas restricciones, las personas dejan de pensar por sí mismas y esperan órdenes. En cambio, cuando hay procesos claros y bien comunicados, los equipos operan con mayor confianza y criterio.

Cómo comenzar a construir procesos claros

• Identifica las tareas críticas de tu operación (atención al cliente, ventas, seguimiento postventa).
• Documenta el paso a paso como si lo explicases a alguien nuevo.
• Involucra a tu equipo: ellos saben qué funciona y qué no.
• Usa herramientas simples: un documento visual, una plataforma como la de T&Train o incluso videos cortos.
• Evalúa y mejora: un proceso es una guía viva, no una camisa de fuerza.
  
  "Los sistemas vencen a los objetivos”, decía James Clear, autor de Hábitos Atómicos. Es decir, no basta con querer un resultado: se necesita una estructura que lo haga inevitable. Y esa estructura son los procesos.

En T&Train ayudamos a las PyMEs a dejar de improvisar y empezar a construir. Convertimos la experiencia y la intuición en procesos replicables y eficientes. Porque tu empresa no necesita más reglas: necesita claridad.